Các chuyên gia truyền thông đã rút ra một qui tắc là một đoạn tin ngắn súc tích thường đem lại hiệu quả hơn so với một văn bản dài tới vài trang. Hay một bài báo cáo hoàn chỉnh trình bày với những hình ảnh minh họa mang điểm nhấn với vài dòng chữ miêu tả có hiệu quả hơn nhiều so với một bài thuyết trình toàn chữ với chữ. Đó là qui luật càng ngắn càng … tốt.

Thậm chí với những chuyên gia truyền thông đã quen với việc viết ngắn, súc tích trong giao tiếp truyền thống cũng cần phải có một khoảng thời gian học hỏi nhất định trong việc sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến. Bất kể đó là email, chat hay mạng xã hội. Giao tiếp trực tuyến có thể là thử thách viết lách lớn nhất mà chúng ta đang đối mặt trong môi trường làm việc hiện nay. Dưới đây là một số chỉ dẫn giúp các bạn có thể tạo ra những tin nhắn hữu ích và thõa mãn, để có thể vượt qua phạm vi hình thức thông thường.

1. Hãy thoải mái

Sự khác biệt lớn nhất giữa bài viết trực tuyến và giao tiếp công việc truyền thống nằm ở chỗ tương tác trực tuyến không quá trọng hình thức. Nếu bạn viết một dòng tweet mang phong cách tiêu đề của thông cáo báo chí truyền thống thì sẽ nó sẽ buồn tẻ, nghiêm nghị hoặc khoa trương. Hãy làm giảm tính hình thức đó bằng cách thử viết theo giọng văn nói chẳng hạn.

2. Nhưng đừng thỏai mái quá

Hầu hết những cá nhân hay mắc lỗi có xu hướng hơi quá trang trọng trong việc duy trì hình ảnh trực tuyến của họ, một số khác lại đi quá xa theo hướng ngược lại. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn có một bài viết ngớ nhẩn, trần tục trên Facebook khi bạn giới hạn một số đối tượng bạn biết rõ có thể xem được. Tuy nhiên trên bất kì mạng xã hội nào, nơi bạn đăng bài cho một lượng độc giả lớn, hãy hướng tới sự chuyên nghiệp tương tự như bạn đang trao đổi với một nhóm đồng nghiệp mà bạn tin tưởng, thoải mái nhưng cần có sự tôn trọng. Điều này cũng không có nghĩa là bạn không thể “văng tục” trên twitter. Hình dung như là đôi lúc bạn cũng “văng tục” trong các cuộc họp.

3. Dùng giọng nói hay lối hành văn phù hợp với “độc giả”

Bạn nói chuyện với team trực tiếp của bạn trong cuộc họp khác với việc bạn “diễn thuyết” cho 500 người nghe. Tương tự như vậy, bạn cần điều chỉnh “giọng nói” của bạn tùy từng loại mạng xã hội và tùy theo đối tượng người nghe. Giọng văn mang tính công việc có thể thích hợp dùng trên LinkedIn nhưng không hợp cho Facebook hay online chat. Hãy dành chút thời gian đọc và nghe ngóng bất kì công cụ giao tiếp mới nào trước khi bạn tham gia vào, để có thể tìm ra được “giọng văn” thích hợp, và hãy chú ý tới lối hành văn được sử dụng bởi những người bạn ngưỡng mộ hoặc có được những phản hồi tích cực từ bài viết của họ.

4. Hãy hài hước. . . một cách thận trọng

Khi bạn đang cố gắng xây dựng nhóm “khán giả” trên bất kì một mạng xã hội nào thì sự hài hước vẫn có chỗ trong bài viết. Cách tốt nhất của bạn đó là dùng cách tự chỉ trích chính mình một cách nhẹ nhàng. Cách chủ đề có thể dễ đùa là thể thao, làm cha mẹ, hay thời tiết. Nếu còn nghi ngờ thì đừng post nó, hãy chỉ chuyển tiếp hoặc chia sẻ nó mà thôi.

5. Thoải mái với viết tắt

Cụm từ viết tắt hay chữ viết tắt rất thông dụng với mạng xã hội nhất là trên Twitter với giới hạn kí tự 140. Điều đó đồng nghĩa với việc bạn sẽ thường xuyên nhìn thấy các chữ như là HT (hat tip, để ghi nhận nguồn thông tin), MT (modified tweet) hoặc FTW (for the win, thuật ngữ để chúc mừng). Mặc dù loại hình tốc kí này có chỗ đứng của nó nhưng nếu lạm dụng dùng các cụm như LOLs hay OMGs thì giọng văn của bạn sẽ giống như của các bạn teen.

6. Hãy thân thiện hơn khi giao tiếp online

Mục tiêu là khi giao tiếp trực tuyến bạn cần “nice” hơn so với giao tiếp trực tiếp khoảng 30%. Tại sao lại thế? Bởi vì chúng ta thường rất kém trong việc đánh giá ảnh hưởng của những gì chúng ta viết hoặc ý định khi viết tới người đọc. Một quy tắc cơ bản cực hay là đọc to những gì bạn viết trước khi đăng hoặc gửi chúng đi. Với các chủ đề có tính thách thức cao hoặc một trao đổi dễ kích ngòi gây tranh luận thì nên hoãn post trong vòng 24h, tham khảo với người khác hoặc trao đổi trực tiếp với vài người về nội dung đó.  Nếu bạn đặt mục tiêu là thân thiên hơn trong giao tiếp trực tuyến thì sẽ tránh được những hiểu nhầm đáng tiếc gây ảnh hưởng đến các mối quan hệ ngoài đời thực và các rắc rối trong công việc.

7. Cẩn thận với những khoe khoang và ca thán

Rất nhiều người thích đăng nhiều những bài khoe khoang (kiểu như là “Mãi mới dứt được cú điện thoại từ 1 công ty F500 (Fortune 500), họ có vẻ rất thích thú khi làm việc với tôi”) hay đăng những lời phàn nàn (“Lại một ngày nữa với những cuộc họp buồn tẻ”). Thỉnh thoảng có những sự kiện kiểu “ăn mừng chiến thắng” thì nên làm, nhất là khi bạn chia sẻ một tin tốt, tuy nhiên chỉ nên có 1 post kiểu này trong 1 tháng. Khi chia sẻ tin vui nên cung cấp lợi ích cho người đọc. Ví dụ như hướng dẫn người đọc cách để đăng kí tham gia hội nghị mà bạn vừa được mời làm diễn giả chính. Than phiền thì cũng có thể chia sẻ được, nhưng nên đưa ra yêu cầu hỗ trợ một cách chân thành. Ví dụ như  “Vừa trải qua 1 ngày tồi tệ, hãy gửi cho tôi thứ gì hài hước để tôi lấy lại tinh thần đi”. Hoặc bạn cũng có thể thêm một chút “hài hước” vào những than phiền của mình. Nên trao đổi với người khác để đảm bảo rằng post dự kiến của bạn . . cũng hài hước.

8. Tự kiểm soát

Ít nhất mỗi tháng bạn nên lướt lại những thông tin bạn cập nhật trên mạng xã hội trong vài tuần qua để xem văn phong có phù hợp hay không. Thường thì mọi người xem cập nhật của bạn theo từng bài đưng. Tuy nhiên cũng có lúc họ soi xét kĩ, chẳng hạn như khi 1 nhà tuyển dụng tiềm năng đang kiểm tra thông tin của bạn, lúc đó họ sẽ đánh giá toàn bộ các bài đăng của bạn một cách tổng thể để xác định sự hiện diện trực tuyến của bạn. Vậy nên bạn cần chắc chắn rằng bạn luôn thấy thoải mái với những gì bạn đang thể hiện online. Bạn cũng có thể kiểm tra những phản hồi hữu ích bằng một công cụ hỗ trợ như AnalyzezWords để giúp bạn biết văn phong nào bạn sử dụng nhiều nhất trên Twitter.

9. Hãy nhớ rằng Internet là mãi mãi

Tôi luôn nghĩ rằng chúng ta đều đã được nhắc nhở về điều này; một vụ bê bối trên mạng xuất hiện từ những bức thư “ngớ ngẩn” hoặc những dòng tweet từ ai đó mà đáng lẽ họ nên biết rõ hơn. Vậy nên tôi muốn nhấn mạnh thêm một lần nữa rằng: nếu bạn viết điều gì ra thì bạn nên chuẩn bị tinh thần nhìn thấy nó xuất hiện trên trang nhất của báo. Thậm chí ngay cả khi bạn đang trao đổi với ai đó qua email, hãy tưởng tượng xem chuyện gì sẽ xảy ra nếu những email này bị lộ ra ngoài. Tuy nhiên điều này không có nghĩa rằng bạn không thể gửi email cho đồng nghiệp/đối tác về những những vấn đề bí mật, nhưng hãy chắc rằng bạn vẫn ổn với bấy kì thứ gì bạn viết ra. Và khi bạn đăng lên mạng xã hội, nội dung mở, bạn phải lường trước rằng bất kì ai cũng có thể thấy nó – bao gồm sếp của bạn, mẹ bạn, khách hàng của bạn và cả bọn trẻ nhà bạn.

10. Dẫn dắt các nội dung trọng tâm

Người đọc trực tuyến có khoảng thời gian chú ý rất ngắn. Vì vậy dù là bạn đang gửi một email hoặc đăng tải lên mạng xã hội, hãy cố gắng đưa bất kì câu hỏi nào bạn muốn được giải đáp lên trên cùng. Ví dụ bạn bắt đầu với “Bạn có thể gợi ý một chuyên viên tư vấn nhân sự tốt không?” và theo sau đó bạn mô tả những gì bạn đang tìm kiếm; như vậy sẽ hiệu qủa hơn việc  bạn đưa ra một đoạn giải thích dài dòng trước khi đưa ra yêu cầu của bạn. Tóm lại: bạn hãy đọc to tin nhắn trước khi gửi đi, và khi cần thiết thì đưa những ý tưởng quan trọng nhất lên đầu bài viết.

Nếu bạn làm theo những chỉ dẫn trên đây, bạn sẽ có được lối “hành văn” trực tuyến tương tự như cách bạn giao tiếp trực tiếp và giao tiếp trong các văn bản chính thức. Và đó là lý do mà giao tiếp trực tuyến trở nên cực kì thú vị và hiệu quả.

Nguồn: HBR, Alexandra Samuel